E-Mail statt Umschlag: Personaldokumente schnell und sicher versenden

Noch vor wenigen Jahren hatten Briefmarken, Umschläge und Stempel ihren festen Platz in jeder Personalabteilung. Täglich gingen offizielle Dokumente per (Haus-)Post auf die Reise zu Mitarbeitern, Sachbearbeitern und Führungskräften. Das bedeutete große Druckvolumen und reichlich manuelle Arbeit. Auch die Sorge, dass die Post den Empfänger zu spät erreicht oder unterwegs verloren gehen könnte, war berechtigt. Inzwischen erleichtern digitale Lösungen den Alltag.

Eine Möglichkeit für SAP-ERP-Anwender ist beispielsweise HCM@Mailing. Das AddOn versendet typische personalwirtschaftliche Auswertungen als PDF-Anlage per E-Mail. Zeitnachweise, Entgeltformulare und Reisekostenabrechnungen lassen sich auf Knopfdruck individuell erzeugen und gehen automatisch raus an den korrekten Empfänger.

Passwortschutz und Verschlüsselung für sensible Dokumente

Das Team der Personalabteilung muss diese E-Mails nicht einzeln tippen, sondern kann Vorlagen mit Textbausteinen definieren und eine Vielzahl von Feldern des Personalstamms (Name, Adresse, Kostenstelle, etc.) einfügen. So wird das jeweilige Anschreiben individuell und gleichzeitig effizient gestaltet. Stichwort Datenschutz: Kritische Inhalte lassen sich mit einem benutzerindividuellen Passwort schützen und verschlüsseln, damit nur der legitimierte Empfänger die Dokumente einsehen kann.

Damit hat HCM@Mailing vom ersten Tag an dreifachen Nutzen:

  • Reduzierung von Prozess- und Personalkosten durch Zeitersparnis
  • Einsparung bei Verbrauchsmaterialien, zum Beispiel Papier und Toner
  • Wegfall von Portokosten gegenüber dem Postversand

Mit dem AddOn-Prinzip haben Unternehmen den Vorteil, an bewährten SAP-Lösungen festhalten zu können, gleichzeitig aber echten Mehrwert und kurzfristigen Return on Investment zu erzielen. Die Anforderung an die Performance der IT bleibt gleich, die Integration geht schnell.

André Schröder
itelligence AG

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